BPO: Entenda o que é Business Process Outsourcing, por Marcelo Carreira*

Com um mercado competitivo que exige das empresas a excelência da gestão, o foco no core business é essencial para atingir esse objetivo. Intermediar atividades e funções que fazem parte de um ramo distinto ao realizado pela empresa pode ficar mais fácil com o BPO, tornando as operações menos onerosas e garantindo mais qualidade e produtividade.

O que é BPO?
BPO vem de Business Process Outsourcing. Em suma, trata-se de contratar um provedor que executará processos e atividades que são importantes para uma empresa, mas não são seu principal produto. O principal objetivo é atuar diretamente nos pontos problemáticos do negócio, melhorando a produtividade de determinados departamentos dentro da organização.

Embora o BPO seja uma forma de terceirização, existem diferenças entre ele e outros tipos. Quando falamos de terceirização, queremos dizer atividades que na maioria das vezes não exigem muita especialização dos profissionais, o que é muito diferente da terceirização de processos de negócios que visa um suporte especializado, com conhecimento específico.

Quando o assunto é digitalização de documentos físicos ou digitais, o BPO pode facilitar processos que necessitem de validação de regras de negócio em diferentes áreas e setores.

Por que adotar a terceirização de processos de negócios?
Existem diversas atividades secundárias que são essenciais para o sucesso do seu negócio e que podem ser terceirizadas com BPO, trazendo benefícios como:

Redução de custos
Empresas especializadas contam com tecnologia de ponta e especialistas altamente qualificados, liberando você do investimento em equipamentos, softwares e treinamentos, e possibilitando redução de custos em diversos departamentos de sua organização. Eles garantem o acesso a essas tecnologias e a melhor forma de usá-las.

Aumento da produtividade
Quando os serviços secundários são terceirizados, há mais tempo para se dedicar ao core business da sua empresa, proporcionando ganhos na capacidade de inovar e novas vantagens competitivas perante concorrentes.

Eficiência operacional
Ganhamos eficiência operacional quando terceirizamos os processos de negócios, pois as tarefas serão executadas por profissionais altamente qualificados, preparados para realizar as atividades com mais agilidade, considerando todos os cenários possíveis.

Mais flexibilidade
Se as atividades secundárias de uma empresa seguem um modelo de BPO, seus colaboradores não precisam se preocupar com elas, permitindo que sejam facilmente alocadas em diferentes áreas de negócio e que dediquem mais tempo aos projetos core business.

Quais áreas podem ter BPO?
Agora que você já conhece as vantagens do Business Process Outsourcing, confira as áreas que podem se beneficiar e obter ótimos resultados com este método de trabalho:
• Financeiro: pode desenvolver estratégias financeiras para orientar as decisões de investimento e agilizar processos de ponta a ponta de faturamento, cobranças, reconciliação e aplicação;
• Comercial: um exemplo que podemos citar é a terceirização da área comercial que atende a um mercado internacional;
• Contabilidade: grande parte dos escritórios de contabilidade atua como empresas de BPO, realizando gestão de contratos, controle de benefícios, contracheques, etc.;
• Jurídico: quando aplicado a essa área, as atividades de suporte do BPO estão dentro dos limites legais, sendo constantemente atualizadas sobre normas e regulamentos;
• TI: oferece a estrutura necessária, garantindo o acesso a todas as tecnologias inovadoras e evitando investimentos em equipamentos.
A diferença entre BPO e BPM
Vale lembrar que você pode utilizar o Business Process Outsourcing em diversas outras atividades, como marketing, logística e produção. Agora sabemos que o BPO foca em tarefas, desde a fabricação de produtos até o atendimento ao cliente. BPM (Business Process Management), por outro lado, é uma metodologia de gestão ajustável, criada com a finalidade de organizar e facilitar processos organizacionais de baixa ou alta complexidade, externos ou internos. Em outras palavras, o BPM permite que as empresas atinjam seus objetivos por meio de uma gestão e controle otimizados de métodos, técnicas e ferramentas, que analisam, modelam, aprimoram, publicam e controlam os processos que envolvem todos os departamentos. Dessa forma, o Business Process Management (BPM) pode até ser utilizado no Business Process Outsourcing (BPO).

Existem inúmeras estratégias que você pode adotar para acelerar a evolução do nível de maturidade de seus processos internos. Investir em serviços de BPO juntamente com a adoção do Business Process Management (BPM), por exemplo, pode causar um enorme impacto no seu dia a dia, proporcionando mais transparência, controle, produtividade, automação, agilidade, eficiência, redução de custos e segurança.

Liste as atividades realizadas na sua empresa e decida quais podem ser terceirizadas, ou aquelas repetitivas e rotineiras que podem ser automatizadas com o uso de softwares de gestão de processos e documentos.

*Marcelo Carreira é vice-presidente Go-To-Market América Latina da Access