Pesquisa da OTRS mostra que o home office veio para ficar

A empresa dá dicas de comunicação para trabalhar em locais distribuídos

O aumento do trabalho home office oferece uma variedade de oportunidades, mas também riscos. De acordo com *pesquisa realizada pela OTRS, entre 500 colaboradores no Brasil, Alemanha, EUA, Singapura e México, 83% acreditam que a crise Coronavírus abriu uma nova tendência de negócios para mais digitalização e uso de home office. Uma clara maioria (61%) também é a favor de uma lei que estabeleça o direito de trabalhar em casa, como está sendo discutido atualmente na Alemanha.

No Brasil, segundo a Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise covid-19, elaborada pela Fundação Instituto de Administração (FIA) com empresas de grande, médio e pequeno porte, apesar das dificuldades iniciais, 50% das empresas disseram que a experiência com o teletrabalho superou as expectativas e 44% afirmam que o resultado ficou dentro do esperado. Um percentual de 34% tem a intenção de continuar com o home office para até 25% do quadro. O restante, 29%, quer manter o home office para pelo menos 50% do quadro ou até todos os funcionários.

Segundo Luciano Alves de Oliveira, Diretor Geral da OTRS Brasil, é importante ressaltar que mais de um quarto dos colaboradores de uma empresa (26%) diz que precisa de uma a duas horas por dia para procurar informações. E quase um terço (30%) diz que perde até meia hora por dia devido a problemas de TI.

Assim, para facilitar o gerenciamento da comunicação de equipes distribuídas, o OTRS Group reuniu três importantes dicas para manter o fluxo de trabalho no escritório doméstico funcionando:

1. Seleção de sistemas de comunicação adequados
   Para manter a comunicação do funcionário em home office funcionando, as ferramentas de comunicação devem ser cuidadosamente selecionadas. No escritório, os funcionários se comunicam em grandes sessões de brainstorming informais, em grupos de projetos menores ou em pares para conversas confidenciais. Também deve ser possível cobrir essas diferentes formas de comunicação quando os funcionários não estão sentados juntos pessoalmente.

• Solução para videoconferência: é importante no fluxo da comunicação poder observar as expressões faciais de uma pessoa durante uma reunião. Ferramentas como o GoToMeeting, Teams ou Zoom, que permitem que todos os membros da equipe liguem suas câmeras ao mesmo tempo, são adequadas para uma discussão em grupo eficiente.
• Solução para bate-papo espontâneo: a troca que ocorre durante um coffee break espontâneo pode, às vezes, levar a excelentes ideias.
  Portanto, é importante promover o bate-papo espontâneo entre colegas com soluções adequadas como o RocketChat.
• Opções de brainstorming: as ideias também podem ser brainstormed virtualmente com Post-It coloridos e gravadas, para que outras interações criativas possam ocorrer. Que tal Miro?
• Webinars online: o treinamento adicional é um motivador importante para os funcionários. Mesmo que o treinamento não possa ser realizado fisicamente, ainda existem muitas oportunidades para um maior desenvolvimento: Webinars (muitas vezes gratuitos via LinkedIn) estão disponíveis, bem como oportunidades de treinamento interno por meio de videoconferência ou podcasts online.

1. Boa documentação com sistemas automatizados
   Não é novidade que a documentação ordenada e limpa é essencial em muitos processos. Mas quando as equipes estão distribuídas em locais diferentes e em fusos horários diferentes, é ainda mais essencial documentar o status quo por escrito. Sistemas remotos de tíquetes de trabalho como OTRS ajudam a entender no que os outros estão trabalhando. Por exemplo, um funcionário que acaba de iniciar seu dia de trabalho pode ver o status atual de um projeto enquanto os outros ainda estão dormindo. A desinformação não pode simplesmente ser transmitida. Os calendários compartilhados por toda a empresa também ajudam a ver os compromissos uns dos outros e a controlar quantos funcionários estão no escritório.
2. Fortalecimento da cultura corporativa: offsites virtuais
   Agora que muitos funcionários trabalham em locais diferentes, é ainda mais importante definir uma cultura corporativa clara para criar um “sentimento nós”. Comunicar quais são as prioridades da gestão, onde a empresa se encontra e que visão ela tem pode ser essencial para a motivação dos funcionários. As reuniões virtuais externas são uma boa opção, em que os funcionários podem falar sobre a cultura e todos os assuntos que os preocupam sem pressão de tempo.
   “Nos encontramos em um mundo cada vez mais digitalizado. Isso leva a muitas vantagens, mas também a riscos; especialmente quando os funcionários trabalham em casa com mais frequência e por períodos mais longos”, diz Sabine Riedel, membro do conselho do Grupo OTRS e especialista em transformação digital. “A disponibilização de ferramentas que apoiem a comunicação a que os colaboradores estão habituados no dia-a-dia do escritório é uma medida eficaz para manter a produtividade, mas também para o desenvolvimento da empresa com sucesso a longo prazo.”

*A pesquisa foi realizada em maio de 2020, pela plataforma Pollfish entre 500 colaboradores das áreas de atendimento ao cliente, TI, administração, RH e marketing, no Brasil, Alemanha, EUA, Cingapura e México (100 entrevistados por país)