5 dicas para um home office mais produtivo em tempos de coronavírus

Profissionais do Hurb, agência online de viagens, atentam para o que deve e o que não deve ser feito no trabalho remoto

Com diversas medidas restritivas e de combate adotadas por conta da pandemia de coronavírus em vários Estados do Brasil, muitas empresas viram a necessidade de implantar uma modalidade de trabalho mais segura. O home office tem sido, nas últimas semanas, uma forma de prevenir a proliferação do covid-19 por esses estabelecimentos. Atento aos acontecimentos, desde o dia 16 de março, o Hurb (antigo Hotel Urbano), agência online de viagens líder nacional, já havia colocado 80% de seus colaboradores de home office. Na semana seguinte, a empresa conseguiu estabelecer a política de trabalho remoto para os outros 20% restantes, que estavam trabalhando no escritório em sistema de rodízios.
Diante do atual cenário, o Hurb entende que há algumas questões essenciais para tornar o dia de trabalho em casa mais produtivo. Por isso, a empresa reuniu peças fundamentais para o seu sucesso: Diretores e Heads com as melhores dicas para você se destacar durante o período de isolamento social.

1- Comunicação é a chave

Para que o trabalho remoto funcione, é melhor pecar pelo excesso de comunicação do que pela falta. É o que garante a Head de Pessoas e Cultura do Hurb, Ana Clara Duarte, que tem enfrentado um desafio duplo com a rotina em casa. Além de administrar o próprio time, ela precisa pensar nos profissionais da empresa como um todo.
Clara afirma que a comunicação é a chave para que o trabalho em casa tenha bons resultados. As ferramentas de comunicação online são indispensáveis nesse momento. Organize com a equipe reuniões semanais por videoconferência e, ainda assim, fale com todos diariamente para alinhar pontos e organizar as estratégias.
“É importante que todos estejam na mesma página”, explica Clara, salientando também a relevância de manter alguns hábitos comuns no escritório:
“Faça uma videoconferência com a equipe na segunda-feira de manhã para falar sobre o que fizeram no fim de semana. Vocês poderão compartilhar dicas de séries, livros e receitas que experimentaram. Esse bate-papo é importante para manter a conexão que se tem presencialmente”, explica.
Segundo a gestora, as empresas precisam encontrar medidas para lidar com o furacão de emoções que os colaboradores estão sentindo diante da propagação do covid-19. Na sexta-feira dia 20, o Hurb organizou um Happy People Hour online, conduzido por uma psicóloga do time de Pessoas e Cultura que falou um pouco sobre como minimizar a ansiedade e o estresse e tornar este momento de isolamento social mais agradável. Na semana seguinte (26), a empresa proporcionou aos funcionários uma caça a um pacote de viagem escondido no site. O vencedor ganhou uma viagem para Porto de Galinhas, em Pernambuco, com acompanhante.
“Precisamos preservar uma relação transparente com todos, especialmente com essa rotina em casa. Os líderes devem se colocar à disposição diariamente, seja por telefone, mensagens, facetime, como a equipe preferir”, finaliza.

2- Aja como se você fosse para o escritório

Ludmila Freitas, Head Comercial do Hurb, faz a gestão de um time com mais de 70 pessoas e sabe bem o que pode impedir o dia de ser mais produtivo em home office. Entre alguns pontos, um ela caracteriza essencial para o teletrabalho: agir como se fosse para o escritório. Acordar cedo, tomar banho, se vestir bem e preparar um bom café da manhã parece simples, mas são rituais, algumas vezes, deixados de lado com uma rotina de trabalho em casa.
“O funcionário não pode pensar que vai acordar faltando 5 minutos para o trabalho, vai sentar à mesa e logar”, ressalta Ludmila. A gestora acredita que a forma como você inicia um dia e se prepara para ele influencia diretamente na qualidade dos resultados. Usar pijama no home office pode parecer bacana, porém as roupas dizem muito sobre nossa disciplina.
A Head Comercial atenta ainda para o prazo das tarefas. Assim como respeitar os rituais, é necessário planejar o dia, fazendo a gestão de tempo para as demandas.
“Estabeleça prazos para manter o ritmo de trabalho. Com organização, haverá tempo para tirar ideias do papel e colocá-las em prática”, lembra.

3- Organize seu espaço de trabalho

Com foco e disciplina, os dias de teletrabalho para Karyna Accioly, Diretora de Operações do Hurb, têm sido bem produtivos. Além de ter aderido ao uso de ferramentas de videoconferência para manter a proximidade do time, a gestora acredita que ter um cantinho só seu em casa é fundamental para o home office. Ter um escritório, um cômodo ou uma mesa na sala reservada naquelas horas pode tornar o dia até mais rendoso que na própria empresa.
“Separar uma área para ser sua estação de trabalho é uma ótima forma de manter a rotina do escritório mesmo estando em casa. Mantenha esse espaço limpo e organizado, e use-o apenas com essa finalidade. Assim fica mais fácil distinguir os horários de trabalho e lazer. Além disso, em um local silencioso e sem distrações fica mais fácil se concentrar. E depois, basta estar disposto a quebrar as barreiras da comunicação para que as tarefas sejam executadas com excelência”, dispara a Diretora.
Para Karyna, neste momento de adaptação é ainda mais importante uma via de mão dupla entre empresa e colaborador. As empresas precisam se certificar de que todos os seus funcionários possuam acesso a uma internet de qualidade e outros itens fundamentais para o home office e, caso contrário, dê o suporte necessário.

4- Respeite as pausas

“Comunicação é o pilar central para manter qualquer equipe alinhada e motivada, e isso não muda no contexto remoto”, é o que afirma Allan Baptista, Diretor de Marketing do Hurb. Com experiência em teletrabalho e um background em tecnologia, Allan já liderou equipes de outros continentes. Hoje, gerencia um time de mais de 70 pessoas na agência de viagens.
Assim como Ludmila, o gestor recomenda manter os rituais que são de praxe para ir ao escritório (tomar banho, se arrumar, preparar um bom café da manhã etc), bem como respeitar as pausas para não criar um ciclo insustentável.
“Delinear de maneira explícita o início, fim e pausas de suas tarefas, como você faria na empresa, é um ponto importante. É muito comum, quando trabalhando em casa, exceder os limites do trabalho por simplesmente não ver o tempo passar. Crie alarmes para o início, pausa e fim e respeite-os religiosamente”, aconselha Allan.
Além do comprometimento com o trabalho, é preciso separar um tempo para “respirar”. As pausas são momentos para cuidar de si e retomar às atividades com qualidade. Para o Diretor do Hurb, as pessoas precisam aprender a usar o home office mais a seu favor, como ter uma alimentação caseira e saudável e ter mais tempo para brincar com os filhos.

5- Elimine as distrações

Os profissionais da área de TI do Hurb já vem, há um tempo, se ambientando com o trabalho remoto. Com polos de tecnologia no Rio de Janeiro, Sorocaba e São Paulo, muitos times já têm a vivência do trabalho à distância. Ainda assim, foi preciso se adaptar a novas questões neste período de isolamento, segundo o Gerente de Produto Romario Melo.
Romario acredita que organização e planejamento são coisas que podem fazer toda a diferença no home office. Ele defende a tese de que cumprir os horários, inclusive as pausas, são pontos necessários para que o dia de teletrabalho seja produtivo. O gestor indica a técnica Pomodoro como um método de gerenciamento de tempo. A técnica se baseia no conceito de que fluxos de trabalho divididos em blocos podem melhorar a agilidade do cérebro e estimular a concentração.
E para manter o ritmo de trabalho, Romario afirma: “elimine as distrações”. De acordo com o gestor, televisão ligada, redes sociais, grupos de conversas que não estejam relacionados ao trabalho só servem para dispersar. “Faça também acordos com sua família. Todos precisam entender que, mesmo em casa, você está trabalhando. Separe o tempo de trabalho e o tempo de estar com eles”, acrescenta.
E com a expectativa de que, em breve, não estaremos mais vivendo este isolamento, ele completa: “Hoje, muitas pessoas estão aprendendo a lidar com essa modalidade de trabalho que é o home office. Vamos usar essa experiência no futuro, em tempos melhores, e muitos saberão exatamente como agir”.