Otimize seus dados e desbloqueie um novo potencial de negócios, por Tak Naito*

Qual é o bem mais valioso de qualquer empresa nos dias de hoje? Sem dúvida, nesta era de transformação digital, são os dados. A gestão da informação impulsiona as empresas a tomarem melhores decisões de negócio, expandirem as oportunidades de mercado e aumentarem as vantagens competitivas.

Hoje, graças a tecnologias como a nuvem, funcionários e clientes têm mais acesso à informação do que jamais vimos. No entanto, um estudo da PwC constatou que 96% das empresas em nível global não conseguem desbloquear todo o potencial de suas informações. Do total, 40% das empresas analisadas no estudo disseram que obtiveram poucos benefícios tangíveis com seus dados, e 23% afirmaram que não obtiveram nenhum benefício.

Diante dessa situação, as empresas devem concretizar uma estratégia eficiente de gestão da informação que possa se transformar em processos ágeis e de pensamento rápido. Mas, primeiro, é preciso analisar e criar um sistema robusto para administrá-los. Isso pode servir para identificar brechas no atendimento ao cliente.

Nesse contexto, compartilho cinco dicas para desbloquear o potencial dos seus dados e contar com acessos mais rápidos e seguros:

1. Escolha um profissional qualificado para configurar o sistema de gestão da informação de toda companhia

A Gartner, empresa de consultoria, recomenda designar um administrador de informações para cada unidade de negócios, o que vai ajudar a criar controles de risco nas informações utilizadas e trazer sucesso para as estratégias de negócios.

2. Faça uma auditoria de informações da sua empresa e identifique o que pode ser automatizado

Todos os sistemas e documentos em papel devem ser analisados. A conversão de documentos para o formato digital permite maior acessibilidade e facilidade na pesquisa. Isso traz economia e ajuda os colaboradores a serem mais produtivos, além de elevar as perspectivas de negócios.

3. Elimine espaço de armazenamento desnecessário

Tanto o armazenamento físico como o digital tem um custo para as empresas. Você está usando a combinação ideal de soluções em seus escritórios e fora deles? Ou será que é o momento de fazer mudanças? Isso não deve ser um exercício feito de uma só vez: a tecnologia avança rapidamente e você deve monitorar seus sistemas com regularidade, para ver se uma nova metodologia pode funcionar melhor.

4. Use um sistema de gestão de dados para estruturar informações

Isso inclui documentos do Word, e-mails em PDF, arquivos de PowerPoint, vídeos, arquivos de áudio, imagens e até mesmo publicações nas redes sociais. As planilhas convencionais não fazem o levantamento desse tipo de informação. Vale tentar uma solução de data mining, processo capaz de explorar grandes quantidades de dados para a busca de padrões consistentes.

5. Aplique o Big Data às informações da sua empresa para detectar tendências e fazer previsões

Com os grandes volumes de informações disponíveis para serem analisados, é importante fazer as perguntas certas e concentrar-se nas áreas onde é possível diminuir custos ou desenvolver novas fontes de receita. Você tem problemas de entrega? Analise a cadeia de suprimentos. Quer saber o que seus clientes realmente pensam de você? Não confie apenas em pesquisas, analise também os dados dos seus perfis nas redes sociais. Os clientes desejam algo que você não fornece? Talvez seja a hora de investir em inovações e lançar uma nova linha de produtos.

Com toda a eficiência e os conhecimentos aprimorados que você obtém ao otimizar suas informações e desbloquear todo o valor delas, você vai se perguntar por que não fez isso antes!

* Tak Naito é gerente sênior de Produto e de Inteligência de Marketing na Ricoh América Latina