Home office: como superar os desafios da gestão de equipes virtuais

Em uma nova tendência de trabalho remoto, é preciso saber diminuir as distâncias através do virtual

O home office, ou trabalho de casa, é uma tendência que vem ganhando força ao redor do mundo. Com o seu crescimento, ficam evidentes também os desafios que este novo sistema de trabalho impõe não apenas aos trabalhadores, mas também aos empregadores.

Claro, há prós e contras em ambos os métodos de trabalho, seja presencialmente ou de forma remota. No entanto, problemas na gestão de equipes ficam ainda mais evidentes no ambiente virtual, onde cada um se torna responsável por seu tempo e produtividade, sem um ambiente físico para limitar sua atenção.

Outra dificuldade é ter certeza de que os times estão bem integrados. No trabalho virtual, conhecer seus colaboradores e entender se eles estão alinhados com a dinâmica da empresa pode se tornar uma tarefa árdua. Para estes e tantos outros desafios da gestão de equipes virtuais, existem algumas dicas que podem ajudar!

Treinamento de equipe

É essencial que a empresa faça questão de treinar seus times e alinhar deveres e expectativas, além de tirar dúvidas sobre o funcionamento remoto e as ferramentas que serão utilizadas para acompanhamento. Reforçar os valores e ideais pode ser uma forma de criar um espírito de equipe e amizade entre os colaboradores, ainda que separados por grandes distâncias.

Limites e horários

O home office pode se tornar exaustivo, principalmente para os trabalhadores que se entregam demais às demandas do dia a dia. É importante saber que trabalhar de casa não significa que as esferas pessoais e profissionais podem interferir uma na outra.
Definir horários e monitorar os colaboradores pode evitar uma queda de produtividade ou a famosa síndrome de burnout.

Engajamento e comunicação

Incentive a comunicação entre as pessoas! O horário do almoço, os intervalos e os cafezinhos presenciais fazem muito por um time, ao passo que criam momentos de conexão entre seus integrantes. Na rotina virtual, é essencial incentivar a comunicação diária entre os trabalhadores. O home office pode ser muito solitário, principalmente quando existe alguma dúvida ou dificuldade de execução. Criar vínculos pode ajudar a manter o colaborador motivado.

Materiais e ferramentas

Para que a produtividade em home office funcione, é preciso que o trabalhador tenha condições de transformar seu espaço de relaxamento em um espaço que funcione também para o trabalho. Na intenção de incentivar esta prática, cabe à empresa prover as ferramentas necessárias para o dia a dia e a produtividade do colaborador.

Kit de boas-vindas, mouse, fone bluetooth, notebook i3 ou superior e uma cadeira confortável são materiais indispensáveis para receber bem os novos trabalhadores de sua empresa. Eles servem como incentivo à produtividade e são boas ferramentas que trarão resultados na rotina.

Outras ferramentas essenciais são as virtuais. Tenha certeza de que a comunicação entre os seus colaboradores é a mais facilitada possível e escolha programas que tornarão simples o trabalho em conjunto.

Adaptações culturais

Ao se abrir para uma equipe remota sem restrição de localização, a empresa deve estar preparada para receber pessoas que estejam em todos os lugares do mundo. Por isso, é importante se adaptar a diferenças culturais como feriados e fusos e entender melhor a realidade exclusiva de cada um dos colaboradores, para que eles se sintam respeitados e vistos pela gestão.

Padronização de processos

Como a comunicação no virtual pode ser dificultada, uma dica é padronizar processos e documentos o máximo possível. Crie modelos de arquivos, a fim de facilitar a produção entre times e a rotina dos funcionários.

Monitoramento de produtividade

Apesar de não ser possível ter acesso à produção dos colaboradores em todas as horas do dia, como no modelo presencial, é possível utilizar algumas ferramentas que irão ajudar a monitorar o que está sendo feito pelos times.

A ideia não é realizar cobranças em excesso que irão sobrecarregar os funcionários, mas, sim, ter certeza de que eles possuem tudo o que necessitam para cumprir com suas demandas no prazo estabelecido.