Escritório de contabilidade: como otimizar seu relacionamento com o cliente?
Veja algumas dicas para melhorar o atendimento ao cliente, sem deixar de lado a produtividade
Criar um relacionamento duradouro com os clientes é o objetivo de todo contador e a chave para o sucesso de qualquer negócio. Investir em técnicas de relacionamento e descobrir formas de otimizar esse atendimento é essencial para o sucesso e a retenção dos clientes. Um dos grandes desafios é realizar essa comunicação com o cliente sem perder a produtividade.
Por isso, separamos algumas dicas que vão ajudar a melhorar e otimizar o seu relacionamento com os clientes:
Criar um FAQ (Frequently Asked Questions)
Utilizar um guia de perguntas e respostas é uma ótima forma de responder a maioria das perguntas dos clientes. O FAQ é muito útil para pesquisas rápidas, em que o cliente pode consultar sempre que surgir alguma dúvida, sem a necessidade de visitar o escritório.
Dessa forma, a equipe consegue manter a produtividade diária, sem a necessidade de responder às mesmas perguntas frequentes dos clientes.
Existem vários sites que oferecem esse tipo de serviço, dentre eles serviços pagos e gratuitos. O importante é focar nas perguntas que geram mais dúvidas entre os clientes, como, por exemplo, “como emitir notas fiscais” ou “como fazer o pagamento da Guia da Previdência Social”.
Enviar boletins informativos periodicamente
Outra dica é enviar para o e-mail dos clientes boletins informativos periodicamente. O informativo precisa ser de fácil compreensão, sem a utilização de muitos termos técnicos, para facilitar a compreensão.
Informações sobre novas exigências trabalhistas, possíveis alterações no Simples Nacional ou novas regras do ICMS são alguns exemplos que podem sanar muitas dúvidas e ajudar os clientes. Com o tempo, o cliente já irá saber que, quando surgir uma nova regra, será informado, sem a necessidade de entrar em contato frequentemente com o escritório.
Utilize aplicativos de mensagens instantâneas
Aplicativos de mensagens instantâneas como WhatsApp, Telegram, Messenger ou Wechat são ótimas ferramentas para sanar pequenas dúvidas. Ter esse canal direto com os clientes é uma ótima forma de responder dúvidas que podem surgir no dia a dia.
Dúvidas relacionadas a preenchimentos de notas fiscais, lançamentos, entre outras, podem facilmente ser respondidas por esses aplicativos.
Um bom relacionamento com o cliente é o diferencial que irá ajudar a manter a fidelidade dos seus clientes em longo prazo. Utilizar mecanismos que facilitem essa comunicação e agilizem as informações, além de garantir a satisfação dos clientes, também ajuda a melhorar o desempenho da equipe. É muito importante realizar um treinamento para que todos no escritório estejam alinhados a essas mudanças, até mesmo os funcionários que recém terminaram a faculdade de ciências contábeis, para que o atendimento ao cliente funcione com agilidade e eficiência.