Transformação digital trouxe para o marketing das agências a necessidade de criar processos, checklists e padrões, por Daniel R. Bastreghi*

Se antes as estruturas orgânicas funcionavam bem para o marketing na mídia tradicional, a transformação digital trouxe a necessidade de padronizar alguns processos para garantir que as campanhas impactem os clientes e as pessoas certas. Para enviar um simples e-mail marketing, por exemplo, hoje é necessário garantir a qualidade do mailing, a segmentação de público correta baseando-se em filtros de dados, o respeito às leis de privacidade e configurações complexas de DNS, e integrações de sistemas para assegurar a boa entrega do conteúdo.

Junta-se a isso o desafio de que as agências precisam ser constantemente criativas, pois isso está no DNA do marketing e da comunicação. É sempre necessário adicionar elementos novos em cada entregável, pensando que cada cliente tem especificidades únicas: identidade visual, preferências, ferramentas. Nesse contexto, cada demanda possui suas próprias particularidades, então, como manter uma frequência razoável de entregáveis e garantir a produtividade do time com qualidade?

Penso que as agências de marketing podem se inspirar bastante nas empresas de tecnologia, pois percebo que ambas compartilham contextos semelhantes: necessitam fazer entregas rápidas, com qualidade e bom nível de inovação; lidam com o intangível e com crescente complexidade; e utilizam-se predominantemente de capital humano. As agências de marketing e comunicação podem aprender muito sobre organização e inovação olhando com maior profundidade para as organizações de tecnologia, principalmente porque a transformação digital elevou a exigência de requisitos técnicos para o mundo do marketing, aspectos que não costumam fazer parte da formação de publicitários, designers e criativos, mas que são importantes para atingir bons resultados.
Seja numa equipe de tecnologia ou de marketing, o ativo principal são as pessoas, que despendem tempo de trabalho e talento. Apesar de esse primeiro recurso ser um custo que precisa ser gerenciado, pois é ele que vai garantir a saúde dos projetos e o lucro das agências, é importante não exagerar. O uso excessivo de planilhas de tempo, por exemplo, pode levar a um micro gerenciamento ou à coleta de dados desnecessários, que não serão analisados no futuro. Nesse contexto, alguns profissionais sentem-se sufocados por controles rígidos e isso pode prejudicar a criatividade deles, uma vez que nunca se sabe quanto tempo será consumido até que uma boa ideia emerja.

Dessa forma, cada empresa precisa encontrar o melhor equilíbrio, de acordo com o teor de suas atividades e a necessidade de gestão, para fazer o gerenciamento de tempo. Aqui, até mesmo o ócio criativo deve ser considerado, pois produtividade não é pressão, afobação ou pressa. Ela é o uso diligente do tempo e dos recursos, primando pelo que no final fará sentido e trará benefícios. Nesse sentido, se a criatividade requer ócio, o ócio precisa ser considerado como parte do processo produtivo. Mas, além disso, tem algumas outras estratégias que podemos considerar:

1. Para estimular o foco, force o lançamento de tempo em blocos de 30 minutos, como um pomodoro. Isso estimulará as pessoas a agruparem as atividades por projetos ou clientes para que mensuremo consumo de tempo mais facilmente e percebam quantos minutos, em média, precisam para fazer cada tarefa.
2. Estipule uma estimativa de tempo para cada demanda e combine com a equipe que, caso seja necessário extrapolar o tempo estimado, ela deve justificar isso em um campo de comentário. Isso fará com que ela reflita sobre a forma como está consumindo o tempo.
3. Bloqueie um horário semanal seu para revisar os lançamentos de tempo. Ao fazer sua parte, demonstrará disciplina e seriedade na revisão dos lançamentos para instalar esta cultura nos colaboradores.
4. Para procedimentos mais técnicos, crie checklists. Em atividades reconhecidas pela altíssima qualidade, como aviação e construção civil, onde erros podem causar perdas imensuráveis, os checklists estão sempre à mão e tornam-se ferramentas essenciais. Lembre-se que checklists precisam ser curtos e práticos.
5. A gestão a vista é sua aliada. Crie painéis de monitoramento dos tempos lançados por cliente ou demanda. Deixe-os a vista, de modo que todos possam acompanhar os lançamentos e ajudar a identificar inconsistências.

Além disso, podemos considerar ainda o uso da inteligência artificial, principalmente a generativa, para reduzir o esforço e elevar a qualidade da entrega da equipe. Aliás, de acordo com uma pesquisa da IDC, a aplicação da IA generativa a uma série de tarefas de marketing empresarial resultará em um aumento de produtividade estimado de mais de 40% até 2029.

No entanto, é preciso fazer isso com responsabilidade e considerar que ainda estamos compreendendo todas as implicações do uso dessa tecnologia. Nesta etapa, como parte da gestão, a função é assegurar que o conhecimento interno sobre a ferramenta se espalhe o mais rápido possível e que exista boa absorção do conhecimento externo. Crie workshops recorrentes para:
• Reconhecer bons casos de uso de IA em sua equipe;
• Colaboração e compartilhamento interno de ferramentas e novas funcionalidades;
• Treinamentos;
• Discutir limites legais e éticos para uso da IA;
• Brainstorming de tendências e impactos gerados pela IA.

As agências que cuidam da produtividade e da gestão de tempo das equipes verão melhor colaboração entre os membros do grupo e menos atrito causado por processos ineficientes e erros que poderiam ter sido evitados. Verão ainda um ambiente com relações mais leves e saudáveis. Tais agências terão mais lucro, pois possuirão maior controle sobre seus custos. Por fim, estarão mais capacitadas a apresentar resultados para seus clientes e provar o ROI de seus esforços.

*Daniel R. Bastreghi é sócio administrador e consultor de marketing na DRB.MKT